Faktura proforma – czym jest, kiedy ją wystawić?
2024-04-17
Faktura proforma jest jednym z ciekawszych dokumentów, które może wystawić przedsiębiorca. Czy zawsze musi to robić i kiedy warto zdecydować się na wygenerowanie takiej faktury? Sprawdź!
Z tego artykułu dowiesz się:
- czym właściwie jest faktura proforma,
- co odróżnia ją od innych faktur,
- czy trzeba księgować wpływy z tytułu jej wystawienia,
- kiedy warto wystawiać proformy kontrahentom,
- jakich danych potrzebujesz do sporządzenia faktury tego rodzaju.
Faktura proforma – podstawowe informacje
Często w działalności gospodarczej, zwłaszcza opartej na sprzedaży produktów czy usług, pojawia się faktura proforma. Co to jest i na czym polega? Ten rodzaj faktury, pomimo swojej nazwy, nie jest dokumentem księgowym. Jest to dokument handlowy, co oznacza, że nie generuje konieczności opłacenia podatku, bo nie świadczy o zaksięgowaniu płatności. Faktura proforma to dokument występujący w obrocie gospodarczym i informujący stronę o należności, którą trzeba zapłacić za produkt lub usługę. Fakturowanie tego rodzaju nie nakłada na odbiorcę, czyli kupującego, konieczności opłacenia dokumentu.
Jakie zależności pojawiają się na linii proforma-faktura? Co to daje, że najpierw wystawiona jest ta pierwsza? W zasadzie, jeśli nie ma takiej konieczności, nie trzeba jej wystawiać. Może ona stanowić formę umowy albo oferty handlowej, jednak równie dobrze kontrahent może po prostu dokonać zakupu. Warto zaznaczyć, że wystawienie proformy nie generuje żadnych obowiązków po obu stronach.
Jeśli istnieje typ dokumentu, który nie powoduje konieczności rozliczania podatku dochodowego i VAT, to jest to faktura proforma. Co to znaczy? Jako oferta handlowa proforma nie jest w żaden sposób zobowiązująca zarówno dla sprzedawcy, jak i kontrahenta. W związku z tym samo jej wystawienie nie wprowadza żadnych zmian w rozliczeniach i nie musi być ujmowane w księgowości. Wszystko dlatego, że z uwagi na nieformalny charakter proforma nie jest uznawana za przychód czy koszt w KPiR. Jednocześnie częściowe opłacenie jej może być pomocne, jeśli chcesz wyegzekwować resztę płatności od kontrahenta lub nie otrzymałeś w zamian produktu czy usług i pragniesz dochodzić praw w sądzie.
Wzór faktury proforma – jak prawidłowo ją sporządzić?
Jak wygląda faktura proforma? Wzór jest bardzo zbliżony do zwykłej faktury sprzedaży. Jedyną istotną różnicą jest to, że na proformie zaznacza się wyraźnie, że jest ona właśnie takim dokumentem. Można to zrobić za pomocą napisu „proforma” lub „faktura proforma” – nie jest to sprecyzowane w przepisach. W celu jej sporządzenia można skorzystać z gotowych wzorów w sieci albo tych dostępnych do samodzielnego uzupełnienia w ramach bankowości internetowej obsługującej konta firmowe.
Rola faktury proforma w obrocie gospodarczym
Faktura do proformy może być traktowana po prostu jako oferta handlowa. Co więcej, może to być dobry sposób na przedstawienie oferty stałemu klientowi, np. gdy nastąpi zmiana konta firmowego. Warto to jednak wówczas dodatkowo zaznaczyć. W tej formie proforma jest skonkretyzowana, czyli przedstawia szczegółowe kwoty, które kontrahent będzie musiał zapłacić w konkretnej transakcji. Jak może ją zaakceptować? Dróg jest kilka:
- podpisanie faktury,
- opłacenie całości należności,
- opłacenie części należności.
Czynności te uznawane są za akceptację oferty handlowej przez strony.
Po dokonaniu płatności, czyli zaakceptowaniu oferty, przedsiębiorca nadal musi wystawić stronie zwykłą fakturę. Może to być faktura sprzedaży VAT lub bez VAT, zależnie od warunków prowadzenia działalności. Co więcej, może to też być faktura zaliczkowa. Dotyczy to przypadków, w których najpierw została opłacona część kwoty. To często zdarza się przy sprzedaży usług, które wykonywane są po przedpłacie, a dopiero potem przedsiębiorca otrzymuje resztę należnej kwoty.
Dane niezbędne do wystawienia faktury proforma
Jeśli nie dysponujesz gotowym wzorem, nic straconego. Dane do faktury proforma, nie są z góry określone przez przepisy prawa. W praktyce jednak są w zasadzie identyczne jak te do faktury sprzedaży. Aby wystawić proformę, potrzebujesz:
- informacji o dacie i miejscu wystawienia,
- danych sprzedawcy,
- danych kontrahenta (nabywcy),
- nazwy usług lub produktów, których sprzedaży dotyczy dokument,
- wartości netto,
- stawki i kwoty VAT,
- wartości brutto,
- podsumowania wszystkich kwot,
- miejsca na podpisy.
W większości przypadków uzupełnienie tych wszystkich pól sprawia, że podpisana proforma staje się obowiązującym dokumentem prawnym. Co więcej, te same dane wykorzystasz potem do sporządzenia właściwej faktury sprzedaży, jeśli kontrahent zdecyduje się na opłacenie lub podpisanie proformy.
Faktura do proformy jest często wykorzystywana do przedstawiania klientom konkretnej oferty związanej ze sprzedażą produktów lub usług. Z tego względu warto wiedzieć, w jaki sposób ją wystawić, aby nie powodowała problemów z ewentualnymi rozliczeniami. Jednocześnie warto zaznaczyć, że sama w sobie faktura proforma nie jest podstawą zarówno do opodatkowania wpływów, jak i do dochodzenia roszczeń w przypadku braku płatności ze strony kontrahenta.
Zespół Ekspertów ING Księgowość