Dokumentowanie i ewidencja kosztów w KPiR
2023-05-10
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością dokładnego ewidencjonowania zarówno przychodów, jak i kosztów poniesionych na jej prowadzenie i utrzymanie źródła zysków. Ważne jest jednak nie tylko ewidencjonowanie, ale również odpowiednie dokumentowanie wydatków. Dlaczego? Każda wydana złotówka, która znalazła się w ewidencji musi znaleźć odzwierciedlenie w konkretnych fakturach lub rachunkach za zakupy.
Na tym jednak nie kończą się kłopoty. Niektóre wydatki stanowią podatkowy koszt uzyskania przychodów i wtedy księguje się je w odpowiedniej kolumnie przeznaczonej właśnie na koszty. Inne zakupy natomiast nie stanowią kosztu podatkowego, ale również należy je uwzględnić w swojej ewidencji w kategorii „inne wydatki”. To rozróżnienie może przysporzyć przedsiębiorcom prawdziwego bólu głowy, szczególnie gdy decydują się oni na samodzielne prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Zobacz, jak sobie z tym poradzić, które wydatki kwalifikują się do kosztów podatkowych, a które należy zaksięgować jako „inne”.
Koszty uzyskania przychodu
Zgodnie z definicją, która znalazła się w artykule 22. ustęp 1. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych podatkowym kosztem uzyskania przychodu jest ten, którego poniesienie bezpośrednio wiąże się z uzyskaniem i utrzymaniem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła. Wyjątek stanowią tu wydatki wymienione w artykule 23. wspomnianej ustawy.
Co więcej, obowiązek udowodnienia, że poniesiony wydatek rzeczywiście miał związek z uzyskaniem przychodu spoczywa na samym podatniku, który w ten sposób zakwalifikował swoje koszty. Jeżeli podatnik nie jest w stanie tego udowodnić, to w razie kontroli skarbowej może się okazać, że kontrolujący urzędnicy nałożą na podatnika karę, zobowiążą do złożenia korekty rozliczeń z uwzględnieniem błędnie zakwalifikowanych kosztów oraz do uregulowania niedopłaty podatku wraz z należnymi odsetkami, zależnie od tego, jak dawno nastąpiło niepoprawne zakwalifikowanie kosztów.
Dokumentowanie kosztów uzyskania przychodu
Jeżeli jednak wszystko się zgadza i poniesione wydatki rzeczywiście stanowią koszt uzyskania przychodu, muszą być jeszcze prawidłowo udokumentowane.
Kwestię dokumentacji reguluje rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zapisy, które znajdują się w § 11 ust. 3 jednoznacznie wskazują, co może stanowić podstawę do zaksięgowania wydatków (co może być dowodem księgowym).
Wśród wymienionych dokumentów znajdują się:
- faktury, faktury VAT RR,
- rachunki oraz dokumenty celne,
- dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży) sporządzone do zaksięgowania ich zbiorczym zapisem,
- noty księgowe,
- dowody przesunięć,
- dowody opłat pocztowych i bankowych,
- dowody wewnętrzne.
Ewidencjonowanie kosztów
Po prawidłowym udokumentowaniu poniesionych kosztów, kolejnym krokiem powinno być ich prawidłowe ewidencjonowanie.
W księdze przychodów i rozchodów służą temu kolumny od 10 do 16. I tu zaczynają pojawiać się dla przedsiębiorców prawdziwe problemy, ponieważ trudno czasem jednoznacznie określić, w której kolumnie zawrzeć dany wydatek.
Zanim jednak zostanie to wyjaśnione należy pamiętać, że ewidencję należy prowadzić w języku polskim i z zastosowaniem polskiej waluty. Wszystkie zapisy muszą być wykonane w sposób trwały i czytelny.
To jak prowadzić tę ewidencję? W kolumnach od 1 do 5 wprowadza się liczbę porządkową zdarzenia gospodarczego, datę, numer dowodu księgowego, nazwę kontrahenta i jego adres.
W kolumnie 12. wprowadza się wszelkie wynagrodzenia w gotówce lub w naturze, a w kolumnie 13 „inne wydatki”. Natomiast kolumna 14 służy do zsumowania tych dwóch wartości.
Jeżeli przedsiębiorca w swojej pracy musi kupować towary handlowe, to wszelkie wydatki poniesione w tym celu księguje w kolumnie 10. Kolumna 11. służy do zaksięgowania kosztów ubocznych zakupu towarów handlowych. Są to więc koszty transportu, pakowania, załadunku, wyładunku lub ubezpieczenia.
W kolumnie 16. podatnik może zaksięgować koszty poniesione na badania i rozwój.
Natomiast kolumna 15. została przeznaczona do księgowania wszystkich wydatków, których nie da się przyporządkować do pozostałych kolumn. To miejsce na minione zdarzenia gospodarcze lub zaszłe należności, które wcześniej nie zostały uwzględnione.
Jeżeli prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest problematyczne i stanowi dla przedsiębiorcy kłopot, zdecydowanie lepiej jest zlecić to zadanie specjalistom z biura księgowego. Nie tylko mają wiedzę i doświadczenie, ale również specjalne ubezpieczenie OC, które może pokryć ewentualne koszty kar, za popełnione błędy lub nieścisłości. Tym samym przedsiębiorca może się uchronić przed niespodziewanymi wydatkami.
Zespół Ekspertów ING Księgowość