Czym jest urlop na żądanie i jak go rozliczyć?
2023-05-29
W polskim Kodeksie Pracy funkcjonuje instytucja urlopu na żądanie. Z uwagi na to, że jest to dość specyficzne rozwiązanie, warto znać przepisy, które je regulują. Dzięki temu prawidłowo wykorzystasz należny Ci urlop na żądanie i będziesz wiedzieć, kiedy Ci się on opłaca.
Podstawa prawna
Urlop na żądanie i kwestie związane z jego otrzymaniem reguluje Kodeks Pracy, a dokładniej zapisy zgromadzone w artykule 167 (2).
We wspomnianym artykule jest mowa o tym, że pracodawca jest zobowiązany udzielić pracownikowi urlopu na żądanie w wymiarze maksymalnie 4 dni w ciągu roku kalendarzowego, w terminie wskazanym przez pracownika. Jednocześnie pracownik może zgłosić chęć skorzystania z urlopu na żądanie nawet w dniu jego rozpoczęcia.
Ważnym dopowiedzeniem jest, że pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowy bez względu na to, w ilu stosunkach pracy przebywa w danym roku kalendarzowym. Co to oznacza? Jeżeli w pierwszej połowie roku pracownik był zatrudniony w oparciu o umowę o pracę i skorzystał z 4 dni urlopu na żądanie, a potem zmienił pracę i zawarł nową umowę o pracę z nowym pracodawcą, to nie może już wykorzystać wspomnianych 4 dni urlopu na żądanie.
Fakt wykorzystania przysługującego mu limitu musi zostać odnotowany w świadectwie pracy tak, by nowy pracodawca miał jednoznaczną informację, w jakim wymiarze omawiany urlop został wykorzystany przez pracownika.
Tym samym wymiar 4 dni w roku kalendarzowym przysługuje równo każdemu pracownikowi bez wyjątków.
Jaki charakter ma urlop na żądanie?
W tym momencie należałoby się zastanowić, jaki jest charakteru urlopu na żądanie. Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy wyróżnia się urlop wypoczynkowy, wychowawczy, bezpłatny i okolicznościowy. Oznacza to, że urlop na żądanie nie stanowi odrębnej kategorii.
Okazuje się bowiem, że ustawodawca traktuje urlop na żądanie jako urlop wypoczynkowy, który zgłaszany jest w innym trybie niż „normalnie”.
Standardowo chęć wykorzystania urlopu wypoczynkowego (czy to w całości czy w wymiarze kilku dni) należy zgłosić pracodawcy wcześniej, by ten miał czas i możliwość ustosunkowania się do prośby, ewentualne negocjacje z pracownikiem lub zorganizowanie zastępstwa. W przypadku urlopu na żądanie zgłoszenie odbywa się „tu i teraz”. Oznacza to, że pracownik może powiadomić, że chce skorzystać z urlopu na żądanie np. pojutrze, ale może też zechcieć skorzystać z niego dziś - informując pracodawcę przed rozpoczęciem się zmiany danego pracownika. Pracodawca natomiast powinien takiego urlopu udzielić, ale z tym zastrzeżeniem, że w wyjątkowych sytuacjach może nie wyrazić na to zgody. Taką sytuacją jest np. konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.
Czy to oznacza, że urlop na żądanie zwiększa przysługujący wymiar urlopu?
Zasadniczo pracownicy mogą skorzystać w ciągu roku kalendarzowego z 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego. Wymiar 20 dni przysługuje wszystkim tym, których staż pracy (łącznie, nie musi to być w jednym przedsiębiorstwie) nie przekracza dziesięciu lat. Pracownicy ze stażem co najmniej dziesięcioletnim i więcej, mogą skorzystać z 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Czy to oznacza więc, że wykorzystanie urlopu na żądanie powoduje, że urlop wypoczynkowy wydłuża się do 24 i 30 dni? Nie. Otóż, ustawodawca „udostępnia” te cztery dni z przysługującego pracownikowi wymiaru.
Jeżeli więc pracownik, który ma do wykorzystania 26 dni urlopu wypoczynkowego, wykorzysta 4 w ramach urlopu na żądanie, wówczas do wykorzystania pozostają mu już tylko 22 dni.
Takie rozwiązanie pociąga za sobą jeszcze jeden skutek. Otóż, pracownik, który wykorzysta w ciągu roku wszystkie przysługujące mu dni urlopu wypoczynkowego, nie może już skorzystać z urlopu na żądanie. „Pula” wolnych dni zostaje bowiem wykorzystana i nie ma już z czego czerpać.
Wynagrodzenie za urlop na żądanie
Zgodnie z przepisami Kodeksu Pracy urlop na żądanie jest normalnym urlopem wypoczynkowym, a jedyną różnicę stanowi tryb wnioskowania o jego udzielenie. Jeżeli jednak chodzi o wynagrodzenie, to tu już niczym się ten urlop nie różni. Tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego przysługuje 100% wynagrodzenia, tak i tu przysługuje pracownikowi za te dni pełna pensja.
Jak widać zatem urlop na żądanie jest po prostu swego rodzaju podgrupą urlopu wypoczynkowego. Funkcjonuje w ramach tej samej puli dni, wynagrodzenie za ten urlop jest takie same jak za wypoczynkowy, a jedyna różnica leży w sposobie wnioskowania o jego udzielenie.
Zespół Ekspertów ING Księgowość