Czy paczki świąteczne to przychód pracownika?
2023-01-18
Wręczanie paczek świątecznych dla pracowników to nie tylko ładny zwyczaj, ale również sposób ich lojalizowania i obniżania kosztów pozyskiwania nowych pracowników. Szacunki mówią bowiem, że znacznie niższe są koszty utrzymania pracownika, nawet przy ponoszeniu na to pewnych nakładów finansowych, niż jego zrekrutowanie i przeszkolenie do wykonywania pracy. Czy wręczanie paczek świątecznych stanowi przychód pracownika? Czy trzeba to rozliczyć i opodatkować? Oto najważniejsze informacje.
Kiedy paczka stanowi przychód podatnika?
Trybunał Konstytucyjny jednoznacznie uznał, że paczki świąteczne stanowią przychód pracownika i należy ich zakup wliczyć do podstawy naliczania składek do ZUS za pracownika oraz uwzględnić je w wyliczaniu podatku dochodowego od pracownika. Dlaczego? Paczki świąteczne spełniają trzy kryteria, które zaliczają je do nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika. Jakie są te kryteria?
Spełnienie za zgodą pracownika.
Pracownik zgadza się na ich przyjęcie dobrowolnie, a ich wręczanie odbywa się za zgodą pracownika.
Leżą w interesie pracownika.
Paczki świąteczne przynoszą korzyść pracownikowi w postaci zwiększenia jego aktywów lub też pozwalają mu na uniknięcie kosztów - zawartość paczek może wręczyć dzieciom w wigilię, a nie musi tego samodzielnie kupować.
Paczki są zindywidualizowane.
Nawet jeżeli pracodawca decyduje się na przygotowanie takich samych paczek dla wszystkich pracowników, to każdy z nich otrzymuje własny „zestaw”. Nie jest to dobro wspólne z którego wszyscy pracownicy się „częstują”. Paczki są przygotowane indywidualnie dla każdego.
Jeżeli do tego zostały zakupione ze środków obrotowych przedsiębiorstwa, to ich wartość musi być wliczona do podstawy wymiaru składek do ZUS i wyliczenia podatku.
Paczki zakupione z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
Jeżeli w przedsiębiorstwie funkcjonuje Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych i w regulaminie znajduje się zapis, że ze zgromadzonych na nim środków można zakupić paczki świąteczne dla pracowników, to wówczas mogą być one zwolnione z opodatkowania i obciążenia składkami do ZUS.
Trzeba jednak pamiętać, że świadczenie pieniężne i rzeczowe ze środków ZFŚS nie podlega opodatkowaniu jedynie do 3000 złotych rocznie.
Jeżeli więc pracownik otrzymał w danym roku 1500 złotych dofinansowania do urlopu i 1500 złotych dofinansowania do świąt - to paczka podlega opodatkowaniu, nawet jeżeli środki na nią pochodzą z Funduszu.
Jeżeli jednak otrzymał 1500 zł dofinansowania do urlopu i 1000 do świąt, to paczka do 500 złotych nie będzie podlegała opodatkowaniu.
Zwolnienie ze składek do ZUS
Są jednak okoliczności, które pozwalają na zwolnienie z konieczności odprowadzania składek do ZUS od paczek świątecznych. Okoliczności te muszą spełniać dwa warunki. Paczka musi być finansowana ze środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych i mieć cel socjalny. Co to oznacza?
Jeżeli pracownicy o niższych dochodach otrzymają paczki droższe, a pracownicy o dochodach wyższych, otrzymają paczki tańsze, wówczas realizowany jest cel socjalny - wyrównanie różnic finansowych.
Jeżeli jednak pracodawca przygotuje dla wszystkich paczki o tej samej wartości, wówczas nie ma mowy o celu socjalnym, a to oznacza, że składka do ZUS musi być odprowadzona od paczki.
Jest jeszcze jedna sytuacja, w której można uniknąć odprowadzania składek do ZUS za paczki
Partycypacja w kosztach
Jeżeli regulamin zakładowy, wynagrodzeń lub inne przepisy wewnętrzne zakładu pracy przewidują udział pracowników w kosztach przygotowania paczek świątecznych i paczki te są opłacone ze środków obrotowych przedsiębiorcy, to również można skorzystać ze zwolnienia z odprowadzania składki do ZUS. Pracownicy mogą dokładać do paczki nawet 1 zł - co nie jest dużą kwotą. Muszą jednak mieć w nich swój udział finansowy, by zwolnienie ze składek było możliwe i zgodne z przepisami prawa.
Zespół Ekspertów ING Księgowość