Czy można anulować fakturę? Jak i kiedy?

2024-05-06

Podczas różnego rodzaju transakcji handlowych może czasami dojść do pomyłki. W przypadku błędnie wystawionego paragonu naprawa tej sytuacji jest dość łatwa. Źle wystawiona faktura to jednak nieco większy problem.

Z poradnika dowiesz się:

• kiedy anulowanie tego dokumentu sprzedaży jest możliwe,
• jak wygląda ta procedura,
• jakie są następstwa anulowania faktury,
• czym jest storno faktury,
• jakie są wyjątki w kwestii anulowania faktury.

Czy i kiedy można anulować fakturę – przewodnik

Z technicznego punktu widzenia polskie przepisy dotyczące ustawy VAT przewidują jedynie możliwość dokonania korekty już wystawionej faktury. Praktyka pokazuje jednak, że krajowe organy podatkowe mogą zaakceptować całkowite anulowanie tego dokumentu, o ile doszło do spełnienia określonych warunków.

Sytuacją, w kiedy można anulować fakturę, jest moment, gdy ta nie została jeszcze wprowadzona do „obrotu prawnego”. Jeśli jako przedsiębiorca nadal posiadasz oba egzemplarze, bo żaden z nich nie został jeszcze przekazany kontrahentowi bądź księgowej, to na ten moment faktura rejestruje jedynie czynność jeszcze niedokonaną. Jeśli nie doszło więc do transakcji, to nie ma jeszcze procedury, która wytworzyłaby obowiązek podatkowy. Ponieważ faktury nie ma jeszcze w obiegu, to taka sytuacja pozwala na jej anulowanie.

Podsumowując – czy można anulować wystawioną fakturę? Owszem, jednak powinny zostać spełnione ściśle określone warunki.

Czym jest faktura VAT?

Ustawa o VAT reguluje aspekty dotyczące prowadzenia przedsiębiorstwa. Każda osoba prowadząca swoją działalność, która jednocześnie jest płatnikiem VAT, jest zobligowana do przestrzegania jej zapisów. Przepisy regulują również kwestie związane z wystawianiem faktur. Sama faktura jest dokumentem, który ma na celu potwierdzenie dokonania transakcji dokonania zakupu i sprzedaży. Gdy dochodzi do transakcji pomiędzy różnymi firmami, sprzedawca jest zobligowany do wystawienia tego dokumentu w dwóch egzemplarzach. W Polsce respektowane są również faktury wystawiane drogą elektroniczną.

Jakie są następstwa anulowania faktury?

Zaznaczmy od razu, że samo anulowanie faktury nie powinno być częstą czynnością. Jest to zabieg, który możesz zastosować jedynie w szczególnych okolicznościach. Anulowanie faktury jest równoznaczne ze zmniejszeniem podatku należnego, wykazanego pierwotnie w deklaracji VAT za dany okres rozliczeniowy, w którym zostały wykazane wartości wynikające z anulowania faktury VAT poprzez złożenie stosownej korekty. Błędy mogą się czasami pojawiać, dlatego skuteczne biuro rachunkowe może okazać się cenną pomocą.

Procedura anulowania wystawionej faktury VAT

Skoro wiesz już, czy można anulować fakturę VAT, to należy zająć się również kwestią jej poprawnego usunięcia. Zacznijmy od tego, że anulowanie tego dokumentu polega na przekreśleniu nie tylko oryginału, ale również jego kopii. Jest to wymagane ze względów bezpieczeństwa, aby ten dokument nie mógł zostać ponownie wykorzystany przy okazji tej samej lub innej transakcji.

Oba egzemplarze faktury powinno się opatrzyć stosownym podpisem. Powinien on jednoznacznie stwierdzać, że w dniu X dokumenty zostały anulowane. Choć nie jesteś zobligowany do podania powodu anulowania faktury, to jednak warto to zrobić. Jeśli organy podatkowe będą mieć jakieś wątpliwości, to Twoja argumentacja może pomóc w ich rozwianiu.

Pamiętaj również o tym, że choć faktury, które zostały anulowane, nie podlegają ewidencji, to jednak nadal jesteś zobligowany do ich przechowywania. Jest to konieczne z powodu zachowania ciągłości numeracji. Mogło również dojść do sytuacji, w której anulowana faktura znalazła się już w pliku JPK VAT za dany okres rozliczeniowy. W takim wypadku należy wprowadzić korektę deklaracji w celu poprawnego obliczenia podatku VAT.

Jakim dokumentem można poprawić błędy na fakturze VAT?

Aby prawidłowo poprawić fakturę VAT, należy użyć odpowiedniego dokumentu korygującego. Jeśli błąd na dokumencie dotyczy jej kwestii opisowej, ale kwota transakcji została podana poprawnie, to wystarczy dokonać odpowiedniej korekty. Błąd może dotyczyć jednej lub kilku następujących kwestii:

• daty wystawienia faktury;
• błędnie wprowadzonej nazwy sprzedawcy bądź nabywcy;
• niepoprawnych numerów NIP;
• błędnej daty  dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź usług;
• złej nazwy towaru lub usługi.

Przykładowo, data sprzedaży a data wystawienia faktury to jeden z częstszych błędów, jakie pojawiają się w tych dokumentach. Notę korygującą powinien wystawić nabywca towaru lub usługi, a następnie powinna ona zostać zatwierdzona przez sprzedawcę. Jeśli jednak to sprzedawca z odpowiednim wyprzedzeniem wykrył błąd, wówczas to on może dokonać korekty części opisowej faktury.

W sytuacji, w której błąd dotyczy kwoty zapisanej w dokumencie, jedynie sprzedawca może wystawić fakturę korygującą. Będzie to również konieczne w sytuacji, gdy:

• został udzielony rabat;
• cena została obniżona;
• w podanej cenie zaszła pomyłka (mogła dotyczyć wartości towaru, stawki, kwoty podatku lub innej pozycji na fakturze);
• dokonano zwrotu towaru;
• dokonano zwrotu całości lub części zapłaty.

Storno faktury – co to takiego?

Mianem storna faktury określa się czynność dokonywania zapisów, które korygują błędy księgowe. Taka sytuacja może zdarzyć się na przykład w momencie, gdy operacja została zaksięgowana na niewłaściwych kontach bankowych lub gdy wprowadzono złą kwotę transakcji. Storno nie bazuje na przekreśleniu błędnych zapisów. Jego celem jest wprowadzenie odpowiedniej korekty, aby usunąć wpływ błędu na końcowe saldo bądź obroty. Czynność ta sprawdza się w sytuacji, gdy anulowanie faktury nie jest już możliwe.

Wyróżniamy również storno czarne oraz czerwone. W pierwszym przypadku dokonuje się zapisu korygującego na tych samych kontach, ale po ich przeciwnych stronach, dzięki czemu saldo będzie właściwe, choć obroty pozostaną zniekształcone. Z tego powodu, chcąc uzyskać poprawny obrót, jak i saldo, stosuje się storno czerwone, które pozwala dokonywać poprawy za pomocą liczb ujemnych na tych kontach, na których nastąpiło złe księgowanie.

Czy można anulować fakturę, jeśli nie otrzymało się zapłaty?

Niestety, czasami dochodzi do sytuacji, w której pomimo poprawnie wystawionej faktury, kontrahent unika obowiązku zapłaty, a nawet odmawia przyjęcia dokumentu. W takiej sytuacji możesz zastanawiać się nad tym, czy można anulować fakturę VAT. Niestety, w obecnym systemie prawnym nie jest to możliwe. Jest to spowodowane tym, że jeśli transakcja faktycznie miała miejsce i doszło do przekazania dóbr lub usług, to faktura jest dokumentem potwierdzającym dane zdarzenie, a zatem nie może zostać anulowana.

Powyższe stanowisko zostało potwierdzone przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, który w 2019 roku podkreślił, że anulowanie faktury powinno dotyczyć jedynie sytuacji wyjątkowych, gdy zaistniała wyższa konieczność. Dodatkowo podatnik powinien starannie udokumentować powód takiego zdarzenia gospodarczego. W razie kontroli sprzedawca powinien posiadać oryginał oraz kopię faktury, na której znajduje się stosowna adnotacja, poświadczająca, że transakcja została anulowana. W takiej sytuacji anulowanie faktury tyczy się jedynie sytuacji, w której czynność rzeczywiście nie została jeszcze dokonana.

Anulowanie faktury otrzymanej przez nabywcę – co warto wiedzieć?

Być może zastanawiasz się też nad tym, czy można anulować wystawioną fakturę, którą otrzymał nabywca. Owszem, istnieje taka możliwość, gdy nie została ona jeszcze zaksięgowana. W takiej sytuacji kontrahent lub księgowa mogą jeszcze oddać dokument, dzięki czemu będzie mógł on zostać uznany za niewprowadzony do obrotu prawnego.

Należy jednak pamiętać o tym, że faktury, które zostały wystawione w KSeF, nie mogą zostać anulowane. Tyczy się to także sytuacji, w której dokument rejestruje czynność jeszcze niedokonaną. Każda faktura wystawiona w KSeF automatycznie zostaje wprowadzona do obrotu. Co zrobić w sytuacji, jeśli dokument został wystawiony błędnie? Wówczas należy wystawić fakturę korygującą.

Kiedy fakturę można anulować – przepisy i wyjątki

Możesz zastanawiać się nad tym, czy fakturę można anulować, jeśli została ona wystawiona drogą elektroniczną. Niestety, wystawienie tego dokumentu drogą cyfrową jest właściwie równoznaczne z wprowadzeniem go do obiegu. W teorii nabywca mógłby twierdzić, że nie odebrał dokumentu, jednak taka argumentacja mogłaby nie przekonać organów skarbowych.

Zdarzały się przypadki, gdy Krajowa Informacja Skarbowa wyjaśniała, w jaki sposób interpretuje faktury wystawiane drogą elektroniczną. W przypadku błędnie wystawionego dokumentu należy dokonać jego korekty, ponieważ jego całkowite usunięcie jest traktowane jako naruszenie przepisów.

Może dojść jednak do sytuacji, gdy faktura zostanie zagubiona wraz z nadaną przesyłką. W takiej sytuacji sprzedawca i klient nie będą posiadać oryginalnego dokumentu. Jest to jeden z wyjątków, w których można taką fakturę anulować. Musisz jednak opisać w należyty sposób jej kopię, a także przechowywać ją wraz z adnotacją, że transakcja nie doszła do skutku (nada się na przykład dokument od firmy kurierskiej/poczty, który potwierdzi zagubienie przesyłki).

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość