Biała lista podatników VAT – czym jest?

2024-02-19

Biała lista podatników jest wykazem, dzięki któremu przedsiębiorcy mogą weryfikować kontrahentów, zanim dokonają płatności. Lista zawiera cenne informacje o podatniku. Sprawdź więcej informacji o białej liście podatników VAT.

W artykule znajdziesz informacje o:

• białej liście podatników VAT,
• znaczeniu białej listy podatników dla firm,
• zawartości białej księgi VAT.
  

Biała lista podatników VAT – co to? Podstawowe informacje

Biała lista podatników VAT to wykaz podmiotów, którzy zarejestrowani są jako podatnicy VAT. Przedsiębiorcy doskonale zdają sobie sprawę, jak ważna jest biała lista. Co to znaczy? Otóż w wykazie znaleźć można nie tylko podatników zarejestrowanych, ale również niezarejestrowanych czy wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT.

Po co powstała taka lista? Aby uszczelnić system podatkowy i zwiększyć bezpieczeństwo przedsiębiorców. Dzięki niej można szybko skontrolować partnerów biznesowych, zweryfikować podmiot, a także numer konta. Wówczas można nabrać pewności, że podany przy transakcji numer konta bankowego jest prawidłowo zarejestrowany. Wykaz kontrolowany jest przez szefa KAS, czyli Krajowej Administracji Skarbowej.

Biała lista podatników – co to? Gdzie dokładnie jej szukać? Z łatwością znajdziesz ją na stronie Ministerstwa Finansów. Wykaz ten funkcjonuje od września 2019 roku. Dzięki łatwej dostępności do listy przedsiębiorcy mogą błyskawicznie i skutecznie sprawdzić swoich klientów. Co dokładnie umożliwia biała lista VAT?

• Sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT.
• Zweryfikowanie, dlaczego kontrahent spotkał się z odmową rejestracji do VAT.
• Sprawdzenie, dlaczego wykreślono lub przywrócono go do rejestru VAT.
• Potwierdzenie numeru konta bankowego kontrahenta, na który masz zrobić przelew.
  

Na czym polega biała lista VAT? Co to jest?

Dla przedsiębiorców i firm ogromnym udogodnieniem jest biała księga VAT. Co to jest? Najprościej ujmując, to cenne narzędzie, dzięki któremu można przeciwdziałać próbom wyłudzenia w zakresie podatku VAT. Dla przedsiębiorcy ważne jest przekazanie kontrahentowi przelewu bankowego z tytułu wykonanych dla niego usług. Powinien być to jednak rachunek, który znajduje się na wykazie podatników VAT.

Nabywca ma obowiązek przelać pieniądze na konto widniejące na białej liście. Jest to unormowane prawnie. Jeśli tego nie zrobi, natomiast przelew będzie powyżej 15 tys. zł, może stracić prawo do zakwalifikowania wydatku jako koszt uzyskania przychodu. Spadnie też na niego ogromna odpowiedzialność, razem ze sprzedawcą towaru lub usługi, w ramach podatku VAT. Podatnik może uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, jeśli w ciągu 7 dni od momentu realizacji transakcji poinformuje o zaistniałym fakcie naczelnika urzędu skarbowego. Sankcje nie zostaną nałożone tylko, jeśli przelew wykonany został metodą podzielonej płatności. Przelew wychodzący od przedsiębiorcy musi zostać przekazany na rachunek bankowy zarejestrowany na białej liście VAT. O czym należy więc pamiętać, dokonując transakcji z kontrahentem?

• Sprawdzanie numeru rachunku – to jedna z podstawowych funkcji białej listy podatników VAT. Będąc przedsiębiorcą, warto sprawdzać numer bankowy za każdym razem, aby uniknąć przykrej pomyłki i nie przelać pieniędzy w niewłaściwe miejsce.
• Kwota wyższa niż 15 tys. zł – jeśli przelejesz taką kwotę do kontrahenta spoza białej listy podatników, a on nie zapłaci należnego VAT od transakcji, nie tylko on będzie ponosić odpowiedzialność. Poniesiesz odpowiedzialność solidarną za zaległości razem z klientem.
• Kontrahenta nie ma na białej liście VAT – należy jak najszybciej się z nim skontaktować. Dzięki temu zweryfikujesz informacje. Będziesz mógł również uświadomić klienta, że spoczywa na nim duża odpowiedzialność. Jeśli dostrzeżesz nieprawidłowości po wykonaniu przelewu, zgłoś fakt urzędowi skarbowemu w ciągu 14 dni.

Biała lista podatników VAT aktualizowana jest codziennie na stronie Ministerstwa Finansów. Znajdziesz na niej podatników m.in. według kodów NIP i REGON, numerów konta, a także nazwy działalności. To bardzo proste narzędzie w obsłudze, więc każdy powinien bez problemu nauczyć się z nim pracować. W rejestrze znajdziesz wszystko o podatniku – status podmiotu, nazwę, numery identyfikacyjne, adres, numery rachunków rozliczeniowych i inne cenne informacje. Dzięki nim będziesz mieć pewność, że zawierasz transakcje z właściwym i legalnie działającym kontrahentem. Wówczas nie będzie konieczna np. windykacja.
 

Biała lista podatników – co to oznacza dla firm?

Wielu początkujących przedsiębiorców zastanawia się, jak znaleźć się na białej liście podatników VAT. Tymczasem nie musisz podejmować żadnych specjalnych kroków, aby się tam znaleźć – oczywiście, jeśli zgłosiłeś firmę do VAT poprzez formularz VAT-R. Szef KAS sam pobierze niezbędne dane z rejestrów publicznych. Jeśli znajdzie tam jakieś nieprawidłowości, może wystąpić o poprawienie danych lub sprostowanie informacji. Co w przypadku, gdy jesteś zarejestrowany jako czynny podatnik VAT, ale nie ma Cię na białej liście?

• Upewnij się, że podany rachunek bankowy ma status rachunku rozliczeniowego.
• Sprawdź, czy używany rachunek zgłoszony jest urzędowi skarbowemu. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, możesz to zrobić poprzez formularz CEIDG-1.
• Musisz mieć pewność, że bank przekazał rachunek do systemu izby rozliczeniowej (STIR).

Jeśli wciąż występują problemy z widocznością na białej liście podatników VAT, musisz wyjaśnić sprawę z bankiem. Możesz również zgłosić zaistniały fakt urzędowi skarbowemu. To ważne, ponieważ zgodnie z prawem widoczność na liście jest niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej. Widoczność firmy w rejestrze jest również potrzebna potencjalnym partnerom biznesowym. Wówczas łatwiej im zdecydować, czy nawiązać współpracę.
 

Biała księga VAT – co to jest? Jakie informacje zawiera?

W białej księdze VAT znajduje się zbiór o podatnikach. Jeśli szukasz informacji o swoim potencjalnym kontrahencie, warto zajrzeć właśnie tam. Co dokładnie znajdziesz w rejestrze VAT?

• Nazwę firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• numer identyfikacyjny podmiotu na potrzeby podatku VAT;
• status podmiotu – dzięki statusowi wiadomo, czy podatnik dokonał rejestracji albo np. wykreślono go z białej listy podatników VAT. Status może być m.in. podatnik VAT czynny albo podatnik VAT zwolniony;
• numer w KRS lub numer REGON, o ile zostały nadane;
• adres działalności gospodarczej;
• imiona i nazwiska osób, które reprezentują podmiot, a także dane prokurentów i ich numery NIP;
• datę rejestracji podatnika VAT lub jej odmowy / wykreślenia z rejestru / przywrócenia na białą listę podatników.

W rejestrze znajdziesz podstawę prawną odmowy rejestracji lub wykreślenia czy przywrócenia rejestracji do białej listy podatników VAT. Znajdują się tam również numery bankowe rozliczeniowe, których przedsiębiorca jest właścicielem. Związane są one z prowadzoną firmą. Konto musi zostać wskazane w zgłoszeniu identyfikacyjnym oraz zostać potwierdzone przy wykorzystaniu STIR. Weryfikacja klienta powinna polegać jednak nie tylko na sprawdzeniu wiarygodności rachunku, ale całkowitej jego kontroli. W rejestrze widoczna będzie nawet zmiana nazwiska w urzędzie skarbowym.

Na koniec jeszcze kilka ważnych wskazówek, jeśli masz zamiar nawiązać współpracę ze swoim kontrahentem. Wnikliwie sprawdź, czy na pewno widnieje na białej liście podatników VAT, która prowadzone jest przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. To niezwykle istotne, zwłaszcza gdy wcześniej nie współpracowałeś z daną firmą czy innym podmiotem.

Dzięki sprawdzeniu rejestru błyskawicznie dowiesz się, czy kontrahent należy do czynnych podatników VAT. W dniu planowanego przelewu za usługę lub towar sprawdź numer rachunku bankowego kontrahenta. Powinien zgadzać się z tym, który widnieje na białej liście podatników VAT. Jeśli tak nie jest, powinieneś niezwłocznie wyjaśnić to z potencjalnym partnerem biznesowym, zanim dokonasz przelewu.

Pamiętaj, że błędny rachunek bankowy lub jego całkowity brak narazi na sankcje kontrahentów. Wykonując transakcję powyżej 15 tys. zł, sprawdź również, czy w przypadku nawiązania współpracy ze spółką zarejestrowaną w KRS, numer rachunku zgłoszony został urzędowi skarbowemu. Jeśli to jednoosobowa działalność gospodarcza, możesz zrobić to za pośrednictwem CEIDG.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość