Personalizacja
Łatwo sprawisz, by faktury w pełni reprezentowały Twoją firmę
- Logo na fakturach
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Dokumenty i odszukaj polo Logo i kliknij Wybierz plik z dysku.
Wymogi dotyczące logo
Format grafiki .png lub .jpg oraz rozmiar nieprzekraczający 2mb
Po wybraniu z dysku właściwej grafiki kliknij Zapisz.
Gotowe! Teraz Twoja grafika będzie dodawana do każdej wystawianej faktury.
- Dodatkowe informacje na fakturach
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Następnie w sekcji Dane firmy odszukaj pole Dodatkowe informacje.
Uzupelnij je np. wpisując numer telefonu i na zakończenie kliknij Zapisz.
Gotowe! Na każdym dokumencie, który wystawisz pojawi się stosowna informacja.
- Szablony wiadomości
Co to takiego?
Chcesz, by w wiadomościach e-mail wysyłanych z aplikacji pojawiał się Twój własny tekst?
Da się zrobić!Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Szablony przypomnień.
Kliknij Edytuj szablon przy rodzaju wiadomości, który chcesz edytować.
Na potrzeby przykładu kliknij Edytuj Szablon przy Wysyłce dokumentu.
Możesz wpisać własny Tytuł oraz Treść, które za każdym razem będą podstawiane podczas wysyłki faktury z systemu.
Poniżej znajdziesz listę wyrażeń zmiennych. Po wpisaniu tych wyrażeń w szablonie, na fakturach będą podstawiane w ich miejsce odpowiednie dane.Gdy skończysz, kliknij Zapisz.
To wszystko! Twój własny szablon wiadomości jest gotowy do działania.
- Pieczęć prewencyjna
Co to takiego?
Pieczęć prewencyjna to grafika umieszczana na fakturach, pochodząca z firmy zajmującej się odzyskiwaniem należności. Jak wskazuje nazwa, ma służyć "prewencyjnie" w kontekście przestrzegania terminów płatności przez Twoich kontrahentów.
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Dokumenty i odszukaj pole Pieczęć prewencyjna i kliknij Wybierz plik z dysku.
Wymogi dotyczące logo
Format grafiki .png lub .jpg oraz rozmiar nieprzekraczający 2mb
Po wybraniu z dysku właściwej grafiki kliknij Zapisz.
Gotowe! Teraz Twoja pieczęć będzie dodawana do każdej wystawianej faktury.
- Stałe ustawienia faktur
Wiele elementów faktury można ustawić na stałe
Dzięki temu wystawienie dokumentu to raptem dwa kliknięcia!
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Dokumenty. Znajdziesz w niej pola pozwalające na ustawienie elementów faktury na stałe, takie jak:
- Typ dokumentu
- Sposób płatności
- Termin płatności (odstęp czasowy)
- Miejsce wystawienia
- Procedura marży (dla faktur VAT marża)
- Oryginał/kopia (funkcja pozwala na automatyczny wydruk tylko oryginału lub oryginału wraz z kopią)
- Język wydruku (polski, angielski, francuski, niemiecki lub dwujęzyczny)
- Domyślna waluta
Po wprowadzeniu i wybraniu ustawień kliknij Zapisz.
- Uwagi i adnotacje
Chcesz umieścić uwagi lub adnotacje na stałe na fakturach?
Możesz umieścić dowolną treść do 1024 znaków, na przykład informacje kontaktowe lub formułę RODO.
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Dokumenty i odszukaj pole Adnotacje.
Wpisz lub wklej treść Twojej adnotacji. Na koniec kliknij Zapisz.
Gotowe! Twoja adnotacja pojawi się na każdej wystawianej fakturze.
- Własna numeracja faktur
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Następnie otwórz sekcję Numeracje dokumentów i kliknij w nazwę serii, która Cię interesuje, np. Sprzedaż: Faktura VAT. Kliknij przycisk Dodaj serię.
W nowym okienku wybierz:
- Interwał czasowy - jeśli wybierzesz miesiąc, z początkiem kolejnego miesiąca faktury w tej serii będą numerowane od początku (czyli od 1.). Po wybraniu roku, faktury będą otrzymywały następne numery aż do końca roku.
- Domyślna seria - ten wybór oznacza, że dla faktur sprzedaży VAT ta seria numeracji będzie zawsze automatycznie wybierana.
- Numer kolejny - wpisz numer, z jakim ma być wystawiona następna faktura.
- Format numeracji - wybierz jeden z dwóch dostępnych formatów lub własną serię numeracji.
Ważne!
Wpisując elementy własnej serii numeracji musisz wpisać zmienne, takie jak numer, miesiąc i rok, by były w niej podstawiane właściwe wartości. Oczywiście jeśli ich nie wpiszesz, te elementy nie będą wykazywane na fakturach.
Przykład własnej numeracji, jaki można wpisać: FVK/numer/miesiac/rok
Po wprowadzeniu zmian kliknij Zapisz.
Gotowe! Twoja seria jest gotowa, teraz każda faktura sprzedaży otrzyma numerację, jakiej potrzebujesz.
- Twoja bramka płatnicza
Klienci płacą Ci za pomocą bramki płatniczej?
Możesz dodać tę informację na swoich fakturach
Po zalogowaniu do ING Księgowość kliknij w nazwę firmy. Na rozwijanej liście wybierz Dane i ustawienia.
Przejdź do sekcji Rachunki bankowe i kliknij Dodaj.
Wybierz typ Płatności online.
- Nazwa - wpisz nazwę własną, np. Bramka płatnicza;
- Nazwa operatora płatności - wybierz jednego z operatorów spośród dostępnych na liście. Jeśli Twojego operatora na niej nie ma, wybierz Inny i wpisz jego nazwę;
- Pola Numer konta oraz Waluta rachunku nie są obowiązkowe, ale jeśli je wpiszesz to pojawią się na fakturze.
Na koniec kliknij Zapisz.
Gotowe! Informacje o bramce płatniczej pojawią się na Twoich wystawianych fakturach.
Automatyzacja
Nie trać czasu na powtarzalne zadania
- Gotowe integracje
Przygotowaliśmy wiele przydatnych gotowych integracji z systemami wspierającymi sprzedaż i zarządzanie firmą. Wszystko zrobisz samodzielnie dzięki naszym instrukcjom.
Korzystasz z drukarki fiskalnej? Możesz ją zintegrować z ING Księgowość tak, żeby wydrukowane paragony automatycznie pojawiały się na Twojej liście dokumentów.
- Faktury cykliczne
Co to takiego?
Często wystawiasz takie same faktury, np. za usługi świadczone co miesiąc temu samemu klientowi? Faktura z ustawionym cyklem może się wystawiać i wysyłać w określonym czasie, bez Twojego udziału.
Podczas wystawiania faktury w sekcji poświęconej kontrahentowi kliknij Nowy +.
W nowym oknie wprowadź NIP kontrahenta i kliknij Pobierz dane z GUS. W ten sposób oszczędzisz sobie wpisywania wszystkich danych, bo pobierzemy je wprost z bazy rządowej :)
W polu Adres e-mail wprowadź adres kontrahenta. Na koniec kliknij Zapisz.
Potem uzupełnij kolejne dane faktury, jak informacje o Produkcie czy Sposobie płatności.
Przed wystawieniem dokumentu zaznacz opcję Ustaw jako fakturę cykliczną.
Wówczas rozwinie się nowa sekcja, w której ustawisz parametry cyklu.
Ustaw poniższe parametry:
- Jak często wystawiać fakturę - wybierz, czy dokumenty mają być wystawianie tygodniowo, miesięcznie, co dwa miesiące, kwartalnie lub rocznie.
- Wystawiaj w dniu - wybierz dzień miesiąca, w którym faktura ma być wystawiana.
- Data następnego wystawienia faktury
- Ustaw termin zakończenia
- Wysyłaj faktury na email kontrahenta - masz możliwość dodania własnej treści do wysyłanych faktur. Oznaczenie %DOKUMENT% to zmienna, pod którą zostanie podstawiony numer faktury.
Na koniec kliknij Wystaw.
Gotowe! Teraz wystawiona faktura będzie wystawiana i wysyłana w cyklu, jaki określiłeś.
- OpenAPI
Co to takiego?
OpenAPI to nasze rozwiązanie, które pozwala na skomunikowanie innych systemów (np. Twojego e-sklepu) z ING Księgowością. Dzięki niemu, na podstawie danych z e-sklepu możemy automatycznie wystawiać faktury.
Ułatwienia
Oszczędzaj czas i przeznaczaj go na rozwój firmy
- Szybka wysyłka faktury
Szybka wysyłka faktury
Możesz wysłać fakturę kontrahentowi od razu po jej wystawieniu.
Podczas wystawiania faktury, gdy uzupełnisz już dane dokumentu, kliknij u dołu formularza przycisk Wystaw i wyślij.
Faktura zostanie wystawiona i zyskasz możliwość natychmiastowej wysyłki.
W nowym oknie wprowadź dane Odbiorcy (lub odbiorców). Możesz też dodać adresy osób, które także mają otrzymać fakturę. Ponadto, możesz wprowadzić jeden ze swoich adresów, by otrzymać kopię wiadomości.
Poniżej możesz określić tytuł wiadomości, jej treść oraz to, czy ma zostać wysłany tylko oryginał czy też oryginał wraz z kopią faktury. Na koniec kliknij wyślij.
Gotowe!
Twoja faktura została wysłana.
- Masowe pobieranie faktur
Co to takiego?
Umożliwiamy jednoczesne pobranie wielu faktur w różnych formatach. Nie musisz ich pobierać pojedynczo ani pojedynczo wysyłać do księgowej.
Żeby pobrać wiele dokumentów jednocześnie, przejdź do zakładki Dokumenty i wybierz Sprzedaż, Wydatki lub Wszystkie dokumenty.
Na wybranej liście dokumentów masz dwie możliwości:
- Pobranie kilku konkretnych dokumentów z listy.
Żeby to zrobić, najpierw zaznacz pożądane faktury.
2. Pobranie wszystkich widocznych dokumentów
Zaznacz okienko w pierwszej kolumnie listy - w ten sposób zaznaczysz wszystkie widoczne na stronie faktury.
3. Pobranie wszystkich faktur.
Zaznacz okienko w pierwszej kolumnie listy - w ten sposób zaznaczysz wszystkie widoczne na stronie faktury. Dodatkowo kliknij Zaznacz wszystkie wątki w wynikach wyszukiwania.
Niezależnie od sposobu pobierania, kliknij przycisk Opcje dla zaznaczonych i wybierz Pobierz.
W nowym oknie wybierz format wyjściowy pobranych plików i kliknij Pobierz.
Formaty wyjściowe pobranych faktur
.pdf, .zip, CDN Optima, .csv, .xlsx, .xml (dostosowany do JPK lub RAKSSQL.
- Import bazy kontrahentów
Co to takiego?
Możesz dodać wprost do systemu gotową bazę kontrahentów, jeśli taką posiadasz.
Oszczędzisz sobie dodawania każdego z nich po kolei.
Przejdź do zakładki Kontrahenci.
Następnie kliknij przycisk "Importuj listę". Lista kontrahentów powinna zawierać nazwy kolumn w pierwszym wierszu. Plik z listą kontrahentów powinien mieć format .xls lub .csv i rozmiar nieprzekraczający 5 mb.
Plik musi zawierać następujące dane w osobnych kolumnach:
- Nazwa kontrahenta
- NIP (w przypadku firmy) bez prefixu
- Adres (w postaci: ulica, numer domu/lokalu)
- Kod pocztowy
- Miejscowość
- Kraj
Opcjonalnie plik może zawierać również dane:
- Akronim
- Telefon
Możesz równiesz pobrać nasz Przykładowy plik importu i na jego bazie umieścić swoich kontrahentów w systemie.
- Import bazy produktów
Co to takiego?
Możesz zaimportować gotową bazę produktów i usług, jeśli taką posiadasz.
Przejdź do zakładki Produkty i kliknij Importuj listę.
Plik musi zawierać następujące dane w osobnych kolumnach:
- Nazwa (minimum trzy znaki),
- PKWiU,
- Jednostka miary (np. szt., kg),
- Stawka VAT (nie jest wymagana wartość wyrażona w procentach).
Opcjonalnie można również dodać:
- Cena sprzedaży netto,
- Cena sprzedaży brutto,
- Cena sprzedaży waluta,
- Cena zakupu netto,
- Cena zakupu brutto,
- Cena zakupu waluta.
Plik z listą produktów powinien mieć format XLS lub CSV i rozmiar nie przekraczający 5 mb.
Możesz także pobrać nasz Przykładowy plik importu i na jego podstawie stworzyć własną bazę produktów. - Dodawanie faktur kosztowych
O co chodzi?
Nie musisz przepisywać faktur, które otrzymujesz - możesz dodać je w formie plików .pdf, .jpg, .png lub .tiff wprost do systemu. Oszczędzaj czas i przeznaczaj go na firmę, a nie przepisywanie danych.
Żeby dodać fakturę do systemu, kliknij Dodawanie dokumentów i wybierz Zarejestruj z pliku.
Postępuj zgodnie ze wskazówkami, które się pojawią.
Możesz też skorzystać ze szczegółowej instrukcji
- Obieg dokumentów
Co to takiego?
Obieg dokumentów w ING Księgowość pozwala na uproszczone zarządzanie przepływem dokumentacji w firmie. Dzięki niemu można stworzyć schemat dla osób dodających oraz akceptujących faktury. Korzystając z niego możesz mieć większą kontrolę nad tym, jakie dokumenty trafiają do Twojej firmy i czego dotyczą.
Obieg dokumentów dotyczy wszystkich rodzajów dokumentów rozpoznawanych przez system, zarówno kosztowych jak i sprzedażowych.
Ty decydujesz, jakie dokumenty znajdą się w procesach akceptacji. Możesz wybrać wszystkie ich typy, tylko jeden lub kilka naraz.Dokładną instrukcję dotyczącą obiegu dokumentów znajdziesz tutaj
- Sprawdzenie kontrahenta na "Białej liście"
Aby sprawdzić, czy rachunek kontrahenta znajduje się na „białej liście” podatników Ministerstwa Finansów, należy wybrać odpowiednią opcję przy dodanym rachunku w widoku Ustawień Płatności kontrahenta.
Po kliknięciu Sprawdź status rachunku należy wybrać dzień, na który przeprowadza się weryfikację. Po wybraniu daty należy kliknąć Sprawdź.
Sprawdzenia statusu rachunku kontrahenta można też dokonać z poziomu dodawania płatności dla dokumentów sprzedażowych i kosztowych.
W tym celu należy np. w widoku listy dokumentów przy konkretnej fakturze kliknąć Opcje i Dodaj płatność.
W kolejnym kroku należy kliknąć Sprawdź status rachunku kontrahenta.
- Sprawdzenie statusu VAT kontrahenta
W systemie istnieje możliwość sprawdzenia, czy dany kontrahent jest płatnikiem VAT (co ma znaczenie przy odliczaniu VAT z faktury). Można tego dokonać w szczegółach danego kontrahenta przez kliknięcie Sprawdź status VAT dla wskazanej daty.
Sprawdzenie statusu VAT kontrahenta jest też możliwe z poziomu dodanej z pliku faktury zakupu (w sekcji danych kontrahenta).
Instrukcja
Zobacz pełną instrukcję ING Księgowość
Usługi dodatkowe
Skontaktuj się z nami
Zadzwoń do nas: +48 32 356 22 23
czynna od poniedziałku do piątku,
w godzinach 8.00-18.00
(Koszt połączenia wg stawek operatora)
Napisz na adres: wsparcie@ingksiegowosc.pl
Porozmawiajmy na czacie
Czynny od poniedziałku do piątku, w godzinach 8.00-18.00. Poza godzinami pracy naszych Konsultantów, zostaw wiadomość na czacie.
Skontaktujemy się :)